Woonstichting SSW betrekt medewerkers bij procesmanagement

Woonstichting SSW is een corporatie met ruim 5000 wooneenheden in de zes kernen van de gemeente De Bilt. In 2009 is een organisatieverandering binnen SSW ingezet en zijn nieuwe medewerkers aangetrokken. Kennis van de bedrijfsprocessen was bij alle afdelingen aan vernieuwing toe. Ook de behoefte bij medewerkers om te communiceren met klanten via nieuwe kanalen heeft de behoefte aan inzicht in de bedrijfsprocessen concreet gemaakt.

Reden voor SSW om op zoek te gaan naar ondersteuning op het gebied van procesmanagement. Arine van Duijvenvoorde, adviseur ICT en AO en tevens verantwoordelijke voor het procesmanagementproject, was al bekend met de Sensus-methode. ‘Het sterke visuele aspect van de methodiek sprak mij erg aan en bovendien is de Sensus-methode begrijpelijk voor iedereen.’, vertelt Arine. ‘Doel van het procesmanagementproject was medewerkers inzicht te geven en te betrekken bij de werkprocessen en de organisatie als geheel. De aanpak van de Sensus-methode om processen te modelleren in een groepssessie is daarvoor zeer geschikt. Op deze manier van gezamenlijk actief bezig zijn met de processen, worden de medewerkers betrokken bij het project en ontstaat er draagvlak voor procesmanagement.’ Bovendien is betere sturing op de kwaliteit van de dienstverlening een belangrijk onderdeel van het BPM-project en het krijgen van meer grip op de snel veranderende wet- en regelgeving bij corporaties.

 

Processen beschrijven

BPM-consultant Hans Bloemen heeft het procesmanagementproject begeleid. Tijdens verschillende procesmodellering sessies zijn de processen met de betrokken medewerkers in kaart gebracht met behulp van het whiteboard en de magnetische iconen. Hans Bloemen vervulde hier de rol van gespreksleider. ‘Er was direct een klik met Hans Bloemen. Hij vraagt goed door, is rustig en geeft tijdens de sessie tips zonder het een kant op te sturen. Zo kwamen de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers goed naar boven’, overtuigt Arine. ‘Ik ben erg tevreden over de ondersteuning van Hans!’

 

Processen verbeteren

Nu de processen zijn beschreven gaat SSW aan de slag met het verbeteren van de processen. Voor elk proces zijn proceseigenaren aangesteld, die verantwoordelijk zijn voor een efficiënt en geoptimaliseerd proces. De proceseigenaren gaan de verbeterpunten, die door medewerkers tijdens de sessies al zijn opgemerkt, later oppakken en doorvoeren. Bij het proces ‘Niet-planmatig Onderhoud’ zijn de verbeterpunten direct doorgevoerd tijdens een verbetersessie onder leiding van Hans. ‘Ik merk nu dat de medewerkers inzicht hebben in de processen en het nut ervan inzien, dus we zijn op de goede weg’, besluit Arine. ‘De tweede stap is het levendig houden van de processen, zodat de processen gaan bijdragen aan procesgericht werken. Het initiatief voor verbeteringen ligt nu bij de medewerkers, maar ik heb er vertrouwen in dat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid na alle procesmodellering sessies!’

“Ik ben erg tevreden over de ondersteuning van Hans! Wat zo mooi is aan de Sensus-software zijn de publicatiemogelijkheden. Hans Bloemen heeft voor ons een mooie Visual Navigator ingericht en de processen gepubliceerd op ons Intranet. Iedereen kan hiermee zijn of haar processen gemakkelijk vinden door de navigatie via een afbeelding.”

Arine van Duijvenvoorde

Adviseur ICT en AO, Woonstichting SSW

Mailingcyclus Continu verbeteren

Schrijf u gratis in
Procesmanagement bij Woonstichting SSW

Meer weten?

Gratis trial Sensus BPM Modeler

Download gratis trial!

Start met het modelleren en definiëren van processen. Met Sensus BPM Modeler kunt u processen structureren, beheren en delen. Maak een maand gratis gebruik van alle voordelen van Sensus-software voor uw PC of Mac!

Download nu

Organisatiebrede implementatie BPM bij Portaal

Portaal

Portaal heeft het doel uniformiteit in werkwijzen, processen en verantwoordelijkheden te bereiken, zodat er goed kan worden samengewerkt en kennis kan worden gedeeld tussen verschillende onderdelen.

Lees case study

Woningcorporatie processen met Sensus-methode

Woningcorporatie processen

Met jarenlange ervaring, opgedaan bij ruim 70 woningcorporaties, hebben wij onze kennis van corporaties uitgewerkt in een procesmodel. Wij bieden u gratis toegang tot deze uitgewerkte processen in Sensus-software.

Bekijk de processen!