USG People: inzicht in bedrijfsprocessen en verbeterkansen

“Efficiënter werken en mede hierdoor klanttevredenheid verhogen is onze doelstelling. Sensus BPM Software gaat ons daarbij helpen, we zijn erg tevreden over de applicatie”, stelt Johan van der Burg, Procesmanager USG Professionals. De merken van holdingmaatschappij USG People, waaronder USG Professionals, verlenen in vier Europese landen gespecialiseerde arbeidsmarktdiensten, gericht op de marktsegmenten algemene uitzending, specialistische uitzending, professionele detachering en projecten, HR-services en customer care.

USG People koos enige tijd geleden, na diverse complexe tools te hebben gebruikt, voor de eenvoud en het gebruiksgemak van Sensus BPM Software. “Klanten stellen hogere eisen, gedegen procesmanagement is een vereiste geworden. We zochten een tool die voor iedereen te begrijpen en hanteren is. Met Sensus BPM Software is een proces modelleren gewoon heel eenvoudig en intuïtief, iedereen kan ermee overweg”, antwoordt Johan op de vraag waarom Sensus BPM Software de voorkeur kreeg. Ook security en privacy vereisten, flexibiliteit en met name de online publicatiemogelijkheid, waar de hele organisatie gemakkelijk de juiste informatie kan vinden, trokken USG People over de streep.

Vier star brands

Twee van de bedrijven van USG People zijn inmiddels ‘live’ met hun online procespublicatie. “De hoofddoelen zijn al bereikt: iedereen heeft inzicht in zijn/haar taken en verantwoordelijkheden, KPI’s en managementinformatie zijn gekoppeld aan de processen en iedereen kan de juiste informatie én actuele documentatie vinden”, vertelt Johan. Vervolgstap is te kijken hoe de organisatie efficiënter kan werken en de klanttevredenheid kan verhogen door middel van processen verbeteren en snel en eenvoudig beschikbaar stellen aan de gebruikers. Ook twee andere bedrijven zijn bezig de organisatie vast te leggen in processen. Johan vertelt verder: “We willen kijken waar we van elkaar kunnen leren en hoe we generieke processen kunnen opstellen, met kleine bedrijfsspecifieke aanpassingen. De interne communicatie is nu al eenvoudig geworden, omdat we nu dezelfde standaard gebruiken.”

ISO- & VCU-certificeringen en audits

Voor de certificerende instantie moet een organisatie aantoonbaar maken dat de bedrijfsprocessen aan de normen voldoen. “We hebben alle ISO- en VCU-normen per proces of processtap in Sensus BPM Software vastgelegd. Hierdoor hoeven we geen aparte (statische) normenlijst meer bij te houden. Bovendien geven we medewerkers hiermee antwoord op de vraag waarom ze iets moeten doen, want die vraag hoorden wij vaak.” Dankzij de klantgerichte inrichting van de processen verwacht Johan niet veel werk te hebben bij het omzetten van ISO 2008 naar ISO 2015.

Ook de auditor kan aan de hand van de vastgelegde processen de organisatie doorlichten als blauwdruk hoe het werk ‘hoort te verlopen’. “Hij bevraagt de medewerkers: vertel eens over je werk, welke afspraken zijn er gemaakt. Hij checkt of dit ook is vastgelegd en zo nee, waarom niet.”

Profijt

USG People zal veel profijt hebben van Sensus BPM Software. Organisatiewijzigingen, nieuwe applicaties en veranderende functienamen hebben invloed op processen. Deze proceswijzigingen kunnen met Sensus BPM Software eenvoudiger en veel sneller worden doorgevoerd. Bovendien wil de organisatie de klanttevredenheid verhogen. Johan: “We meten klanttevredenheid structureel en kunnen nu achterhalen in welk deel van het proces de knelpunten of ontevredenheid zitten. De olievlek verspreidt zich langzaam, merk ik. Steeds meer star brands willen  aanhaken nu de eerste resultaten van Sensus BPM Software zich laten zien.”

Sensus BPM Software

Met zijn kritische blik heeft Johan nog altijd veel te wensen binnen Sensus BPM Software. “Gelukkig wordt er naar me geluisterd, is er veel mogelijk en wordt er steeds doorontwikkeld.” Het online publiceren van processen met Sensus BPM Software is een van de sterke punten die Johan noemt: “Mijn ervaring is dat de zoekfunctie veel wordt gebruikt. Gebruikers kunnen zo gemakkelijk de juiste processen en informatie vinden. Buiten alles vind ik de gebruiksvriendelijke manier van modelleren van processen en de flexibiliteit van de software echt een pre.”

“We meten klanttevredenheid structureel en kunnen nu achterhalen in welk deel van het proces de knelpunten of ontevredenheid zitten. De olievlek verspreidt zich langzaam, merk ik. Steeds meer star brands willen  aanhaken nu de eerste resultaten van Sensus BPM Software zich laten zien.”

Met zijn kritische blik heeft Johan nog altijd veel te wensen binnen Sensus BPM Software. “Gelukkig wordt er naar me geluisterd, is er veel mogelijk en wordt er steeds doorontwikkeld. Buiten alles vind ik de gebruiksvriendelijke manier van modelleren van processen en de flexibiliteit van de software echt een pre.”

Johan van der Burg

Procesmanager, USG Professionals

Procesmanagement en verbetermanagement bij USG

Meer weten?

Gratis trial Sensus BPM Modeler

Download gratis trial!

Start met het modelleren en definiëren van processen. Met Sensus BPM Modeler kunt u processen structureren, beheren en delen. Maak een maand gratis gebruik van alle voordelen van Sensus-software voor uw PC of Mac!

Download nu

Sensus-methode procesmanagement aanpak

Brochure

Onze visuele BPM methodiek en praktische werkvormen helpen u uw processen vast te leggen en te verbeteren. Leer meer over de Sensus-methode en onze procesmanagement aanpak en download onze brochure!

Download nu

Training Processen verbeteren

Training Processen verbeteren

Tijdens deze training leert u meer over het verbeteren van processen met behulp van Lean en we laten u zien welke mogelijkheden de BPM-werkvormen van Sensus-methode hierin kunnen bieden.

Bekijk deze training!