8 stappen tot succes

Onze procesmanagement aanpak

Sensus-methode is ontwikkeld met als belangrijkste doel om meer uit de potentie en mogelijkheden van procesmanagement te halen. De kracht van de Sensus-methode is de communicatie via een uniforme visuele taal, die voor iedereen waar dan ook ter wereld te begrijpen is. We gebruiken laagdrempelige BPM werkvormen om medewerkers procesgericht te leren denken en werken. In 8 stappen laten we u kennismaken met onze procesmanagement aanpak, met als doel het realiseren van verandering. Een organisatie die met de Sensus-methode werkt, beweegt zich continu tussen deze stappen en staat nooit stil.

Stel een doel

Procesmanagement zonder doel is zinloos. Afhankelijk van het doel worden processen op verschillende manieren gemodelleerd.

Structureren

Structureren van processen betekent het maken van een directe link tussen strategische doelstellingen en de operationele processen.

Definiëren

Voordat een proces wordt beschreven is het essentieel na te denken over de benodigde informatie om een proces te managen en sturen.

Modelleren

Met behulp van Sensus-methode’s acht iconen wordt het proces gemodelleerd en nagedacht over de juiste invulling en werkwijze.

Vastleggen

Na het structureren, definiëren en modelleren van uw processen kunt u deze kennis vastleggen in Sensus BPM Software.

Publiceren

De Visual Navigator van Sensus BPM Software stuurt medewerkers visueel door beschreven processen.

Meten

Regelmatig evalueren en meten van processen is noodzakelijk om te weten of ze nog lopen als afgesproken en verwacht.

Verbeteren

Om uw organisatie naar een hoger plan te tillen dient uw processen continu aan te passen aan de veranderende omgeving.

Definieer een doel met Sensus-methode

Stel een doel

Procesmanagement zonder doel is een zinloze exercitie. Afhankelijk van het doel van procesmanagement worden processen op verschillende manieren gemodelleerd en vastgelegd. Wilt u kosten besparen of de kwaliteit verbeteren? Of wilt u inzicht krijgen in uw complexe organisatie?

Het proces moet zo worden beschreven dat aan de doelstelling wordt voldaan, maar op dusdanige wijze dat de informatie uit het proces ook gebruikt kan worden als de doelstelling van de organisatie wijzigt.

Processen structureren met Sensus-methode

Structureren

Processen worden ingedeeld op basis van de diensten en producten van de organisatie. Het structureren van processen betekent het maken van een directe link tussen strategische doelstellingen en de operationele processen en het indelen van processen op basis van hun aard en niveau.

De Sensus-methode structureert processen in vijf niveaus: organisatie, hoofdproces, proces, activiteit en handeling. Met deze hiërarchie krijgt elke activiteit of gebeurtenis een plek binnen de totale vastlegging van processen. Dit totaal vormt het proceshuis, bestaande uit hoofdprocessen en processen. Door vooraf de processen te ordenen, voorkomen we dat we later problemen krijgen met het bepalen van de grenzen van een proces.

Processen definieren met Sensus-methode proceselementen

Definiëren

Voordat een proces kan worden beschreven is het essentieel na te denken over de benodigde informatie om een proces te managen, te monitoren, te bewaken en te sturen. Denk hierbij aan informatie over de doelstellingen van een proces, regelgeving en kaders waaraan het proces moet voldoen, de meeteenheden zoals doorlooptijden, wachttijden en prestatie indicatoren etc.

Sensus-methode heeft een vast format ontwikkeld van 8 proceselementen die relevant zijn voor het definiëren en afbakenen van processen.

Met behulp van een procescanvas en de 8 proceselementen op memoblaadjes wordt in groepsverband met betrokkenen het proces binnen de organisatie gedefinieerd. Samen denkt u na over waarom en voor wie dit proces bestaat, wie verantwoordelijk is en hoe we de risico’s verkleinen.

Processen modelleren met Sensus-methode

Modelleren

Modelleren van processen is het visualiseren van processen op activiteiten niveau. Houd de flowchart zo simpel mogelijk. De gebruiker wil alleen maar weten welke rol hij speelt binnen het proces. Door gebruik te maken van de acht herkenbare iconen van de Sensus-methode worden processen overzichtelijk zonder relevante informatie te verliezen. Dit resulteert in een eenvoudige en unieke procestaal die door iedereen waar dan ook ter wereld te begrijpen is.

Om informatie uit de hoofden van meerdere medewerkers van (vaak) verschillende afdelingen te krijgen en gestructureerd te visualiseren maakt Sensus-methode gebruik van procesmodellering middels brainstorm- of interviewsessies. Met behulp van 8 magnetische iconen wordt in groepsverband met de betrokkenen van het proces actief nagedacht over de juiste invulling en werkwijze.

 

 

Wilt u meer weten over het beschrijven van processen?

Ontvang de BPM nieuwsbrief!
Processen vastleggen met Sensus BPM Software

Vastleggen

Na het definiëren van een doel en het structureren, definiëren en modelleren van uw processen wilt u deze kennis vastleggen in uw organisatie. Dit kan eenvoudig met Sensus BPM Software.

Sensus-software is zo gebouwd dat iedereen er snel mee kan en wil werken. De methode en software sluiten naadloos op elkaar aan, waardoor de software werkt zoals je verwacht. Bij het vastleggen van de flows is het heel eenvoudig om functies te koppelen aan (computer)acties en bestanden te koppelen aan documenten. Ook de eerder genoemde proceselementen zijn eenvoudig, als datavelden, toe te voegen aan de processen.

Probeer Sensus BPM Software gratis!

Download
Procesmanagement publicatie met Sensus-methode

Publiceren

Door de heldere publicaties van de Sensus-software kunnen de medewerkers direct zien en begrijpen wat er gebeurt in een proces en daar vervolgens naar handelen. De Personal Navigator, waarin de publicatie wordt gemaakt, stuurt de medewerkers visueel door de beschreven processen. Bijvoorbeeld een cockpit voor een piloot of een stadsplattegrond voor een gemeentelijke medewerker. U kunt zelf kiezen welke manier het beste bij u past.

Meer weten over voorbeeldpublicaties?

www.sensus-software.nl
Processen meten met Sensus BPM Software

Meten

Hou in gedachte dat u na het modelleren en vastleggen van processen nog niet klaar bent. Heel belangrijk, de processen moeten nog geïmplementeerd en beheerd worden. Regelmatig evalueren en het meten van de processen is noodzakelijk om te weten of ze nog lopen als afgesproken en verwacht.

De Sensus-software is tevens een hulpmiddel waarmee u uw doelen meetbaar kunt maken. U hoeft slechts uw prestatie-indicatoren (KPI’s – Key Performance Indicators ) in te voeren en de Sensus-software laat de behaalde resultaten zien. Meten = weten. En weten is winst!

 

Processen continu verbeteren met Sensus-methode

Verbeteren

Organisaties staan onder invloed van vele veranderingen. Om op deze veranderende omgeving in te spelen dient u uw processen continu aan te passen en te verbeteren. Een proces van continue verbetering brengt uw organisatie naar een hoger niveau. Als verbeteringen goed worden verankerd in de organisatie zal dit resulteren in structurele kosten besparing.

Welke verbetermethodiek u ook kiest, zoals Lean, Six Sigma of INK, het combineert moeiteloos met de Sensus-methode.

Ontvang elke week tips over continu verbeteren van processen in uw mailbox

Schrijf u in!