De enorme papierwinkel van de gemeentelijke overheid wordt langzamerhand steeds meer digitaal vormgegeven. Aanvragen van burgers voor gemeentelijke diensten en producten zullen steeds meer digitaal (via de gemeentelijke websites) bij de gemeente binnenkomen en ook digitaal worden verwerkt. De fysieke papierstroom bij veel gemeentelijke overheden zal hiermee steeds meer verdwijnen. De formulieren die vroeger op het bureau van de gemeenteambtenaar terecht kwamen, komen nu virtueel op het scherm. Dit heeft tot gevolg dat het virtuele document nog het enige rechtsgeldige document is.
Steeds meer projecten worden opgestart om de diensten van de gemeentelijke overheid digitaal aan de burger aan te bieden. Steeds vaker kunnen burgers via een digitaal loket vergunningen aanvragen of inzage krijgen in de waardering van hun onroerend goed. Voor burgers is dit goed nieuws. Zij zijn niet meer gebonden aan de gemeentelijke openingstijden en kunnen desgewenst op elk uur van de dag een subsidieaanvraag indienen. Echter uit de opkomst van digitalisering vloeien voor gemeentelijke overheden nogal wat organisatorische gevolgen voort. Binnen de front-office verandert er op zich niet zo veel. Of een aanvraag nu via een telefoontje, een bezoek aan de balie of via een digitaal formulier binnenkomt, maakt voor de werkzaamheden als zodanig niet zoveel uit. Maar in de back-office zullen, door automatisering en digitalisering, de werkprocessen wel danig veranderen.
Naast organisatorische gevolgen brengt het digitaliseren van de papierstroom ook juridische consequenties met zich mee. Wil een gemeente vermindering van de enorme papierstroom dan zal er nagedacht moeten worden over de rechtsgeldigheid van de digitale documenten en dient er gekeken te worden naar de mogelijkheid om bestaande documenten daadwerkelijk te vervangen door digitale documenten. Tot slot moet er ook gekeken worden naar de archiefmogelijkheden en de eenvoudige terugvindbaarheid van documenten.
De Sensus-methode is gespecialiseerd in het begeleiden van gemeentelijke organisaties bij het beschrijven en optimaliseren van haar werkprocessen. Het modelleren, optimaliseren en implementeren van de werkprocessen dient ons inziens een belangrijke plek te krijgen binnen digitaliseringsprojecten. Dit kan niet zonder de inzet van branche- en productspecifieke kennis van ervaren procesconsultants, die de juiste informatie uit de medewerkers weten te halen. Onze specialisten zijn ervaren in het begeleiden van gemeentelijke organisaties bij het herdefiniëren van hun werkprocessen voor digitalisering, het invoeren van een digitaal loket en het aanvragen van een machtiging tot substitutie.
Draagvlak creëren en werkprocessen herdefiniëren voor een geslaagd digitaliseringsproject
English