Rechtmatigheid hoeft geen probleem te zijn

De beste aanpak voor toetsing van rechtmatigheid

Nederlandse gemeenten moeten sinds 2004 verplicht voldoen aan eisen van rechtmatigheid bij de controle van de jaarrekening door de accountant. Rechtmatigheid is in wezen niets anders dan een controle op de naleving van wet- en regelgeving. Maar toch, regelen dat alles correct en transparant verloopt en daarop ook nog controle uitoefenen, is geen sinecure. Dat dit met name kleinere gemeenten voor problemen stelt, blijkt uit onderzoek in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Eén van de conclusies luidt dat de interne controlefunctie bij kleinere gemeenten vaak niet optimaal is.

De beste aanpak om de rechtmatigheid door de accountant te kunnen laten toetsen, is:

1. Het in kaart brengen van alle relevante werkprocessen
2. Controleren dat deze processen voldoen aan de betreffende wet- en regelgeving. Ofwel: wie moet wat doen en wie heeft waarvoor bevoegdheid?
3. Ervoor zorgen dat de ambtelijke organisatie zich houdt aan de beschreven processen.

Eenvoud leidt tot duidelijkheid

In veel systemen voor procesbeschrijving laat de leesbaarheid van de schema's te wensen over. Complexe processen monden daardoor uit in schema's die veel weg hebben van een doolhof. Terwijl het voor de naleving ervan, van groot belang is dat iedereen binnen de organisatie de schema's kan lezen en weet te gebruiken.

De kracht van Sensus-methode® ligt in de eenvoud ervan. Wij zijn de intellectuele eigenaar van een unieke methode die uw eigen medewerkers traint in het zelfstandig beschrijven en beheren van alle processen binnen de organisatie. In tegenstelling tot veel andere systemen voor procesbeschrijving, is Sensus-methode® meer dan alleen een softwarepakket. Onze aanpak onderscheidt zich door alle kennis bínnen uw organisatie te houden, in handen van de mensen die er dagelijks mee moeten werken.

Sensus-methode deelt processen in op slechts vijf niveaus en werkt met acht iconen voor de aanduiding van elke actie, beslismoment en verantwoordelijkheid binnen een organisatie. Het beschrijven van de processen gebeurt met behulp van laagdrempelige software, met als resultaat heldere schema's, die aan duidelijkheid niets te wensen overlaten. De speciaal ontwikkelde interviewtechniek leidt tot direct begrip en betrokkenheid van diegenen die dagelijks bij de uitvoering in de praktijk betrokken zijn.

Zo wordt draagvlak gecreëerd voor datgene wat uiteindelijk bereikt moet worden: een transparante en efficiënte organisatie.

Speciale projectaanpak rechtmatigheid

Speciaal voor rechtmatigheidstrajecten heeft Sensus-methode een projectaanpak ontwikkeld gericht op het werken in teamverband. Het accent ligt op doen. Draagvlak en enthousiasme ontstaan door het bereiken van resultaten, en niet andersom.

Na de implementatiefase kan de verbetercyclus beginnen. Iedereen die een korte training heeft gehad, kan zelf aan de slag. Zeker voor gemeenten is dit van groot belang, aangezien wet- en regelgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Processen moeten flexibel kunnen worden aangepast aan de veranderende eisen van de samenleving. 

Sensus-software: hulpmiddel beheer gemeentelijke processen

De Sensus-software is het handige hulpmiddel bij het beschrijven en beheren van processen, en voor het verspreiden en delen van informatie binnen de organisatie. De software is eenvoudig in gebruik en kan eenvoudig worden gekoppeld aan andere systemen. De standaard-procesmodellen van DSP (Documentair Structuurplan) en van de landelijke referentiemodellen van de NVVB (Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken) zijn ook beschikbaar in een Sensus-versie.

Model-DSP

De systemen van Sensus-methode en het Model-DSP van Sdu Uitgevers zijn real time aan elkaar gekoppeld. Wanneer een proces in de Sensus-software wordt aangepast, is dat onmiddellijk te zien in het DSP-model.

Processen die met Sensus-methode® zijn beschreven, kunnen ook worden geladen in Document Management Systemen met Workflow. Bij de veelheid en de complexiteit van gemeentelijke processen is dit een absoluut pluspunt.

HTML output

Zoals in het voorbeeld HTML output te zien valt, bouwt de Sensus-software met één druk op de knop een totale (interactieve) intranet- of internetsite van de door u beschreven processen.

Elke medewerker kan nu vanaf zijn eigen werkplek de beschreven processen (in de verschillende flows) snel en interactief raadplegen, zonder dat op de werkplek aparte Sensus-software geïnstalleerd hoeft te zijn. Alle documenten en applicaties kunnen direct vanuit de procesflow worden opgestart. Iedere medewerker kan vanaf elke werkplek zien wie voor welk proces of deelproces eindverantwoordelijk is.

De processen kunnen geraadpleegd worden via het bedrijfsnetwerk (intranet) of via de cd-rom, waarop de HTML versie van de beschreven processen en de bijbehorende documenten gekopieerd zijn.

De communicatie binnen de organisatie wordt vereenvoudigd. Dankzij het centrale documentbeheer werken alle medewerkers (in één pand, regionaal of zelfs wereldwijd) met dezelfde informatie/documentatie. Door de HTML output beschikt iedereen over de meest recente informatie, waar men zich ook bevindt.

De HTML output kan door middel van een HTML stylesheet aangepast worden aan de eigen huisstijl.

Bekijk hier een voorbeeldpublicatie van het 'geboorteproces'